كيف تكون ضابط اتصال كفو

عندما تسمع مصطلح «ضابط الاتصال» قد يتبادر إلى ذهنك صورة شخص يجلس في مكتب محاطًا بهواتف ينتظر مكالمتك، لا يكاد هاتفه يبرح يده، ينقل المعلومات ذهابًا وإيابًا بين فرق العمل والمؤسسات. ولكن، كما جربتُ بنفسي، فإن دور ضابط الاتصال أعمق بكثير من مجرد ناقل رسائل أو مجيب اتصالات. هو جسر يمتد بين ثقافات مؤسسية مختلفة، وهو البوصلة التي تحافظ على تماسك اللجان وجداول الأعمال، وهو المايسترو الذي يدير سيمفونية الاجتماعات والوثائق.

في هذه المقالة سأأخذك في رحلة مختصرة لتكتشف كيف تتحول من مجرد موظف متحمس إلى ضابط اتصال كفو، قادر على إدارة الأزمات، وتنسيق الفرق، وبناء الثقة بين الأطراف.

١.بناء شبكة علاقات استراتيجية ضابط الاتصال ليس «آلة رسائل»، بل هو إنسان يثق به الجميع. لتكتسب هذه الثقة:

• استمع أكثر ممّا تتكلم: اسمح لغيرك بأن يعبر عن احتياجاته، حتى لو بدا كلامه متعارضًا.

• تواصل بشفافية: إذا تأخرت الموافقة على مستند، أخبر الجهات المعنية بالسبب والإطار الزمني المتوقع.

• قدّم قيمة: لا تُرسل ملخصًا لا فائدة منه، بل اختر النقاط الجوهرية وأضف رؤى بسيطة تبيّن فهمك للسياق.

• 
  

٢. اتقن فن إدارة الاجتماعات والوثائق

• جدولة ذكية: لا تعتمد على إرسال دعوات عشوائية. اختر التوقيت المناسب لكل طرف، واحرص على إرسال جدول الأعمال قبل اللقاء بيومين على الأقل.

• محاضر مُركّزة: ضع عناوين واضحة للقرارات والإجراءات المطلوب اتخاذها، ومن هو المسؤول عن كل بند، والإطار الزمني للتنفيذ.

• متابعة صارمة: بعد الاجتماع، راجع النقاط المفتوحة أسبوعيًا وأرسل تذكيرًا مختصرًا بمنجزات الفريق وأي تحديات تحتاج لحل.

  
  

  ٣.تعلّم لغة «الاختصاص التنظيمي»واحدة من أكبر مطبات ضابط الاتصال هي «تداخل الصلاحيات». قد تبدو فكرة مبتكرة لديك كأنك ترمي فكرة لوزارة الصحة، بينما هي في واقع الأمر مبادرة لوزارة الشؤون البلدية والقروية والإسكان. كيف تتجنب ذلك؟

• اقرأ التنظيمات: ابحث في محرك بحث الأنظمة التابع لهيئة الخبراء عن أي كلمة مفتاحية.

• اطلب استشارتهم مبكرًا: قبل نشر أي مستند رسمي، مرره على الجهة التنسيقية التي تُعنى بالاختصاصات.

• احتفظ بأرقام المراسلات: دوّن رقم البرقية أو الخطاب الصادر بالموضوع، ليمكنك الرجوع إليه بسرعة عند النقاشات.

• 
  

  ٤.الصبر الاستراتيجي: مهارة لا غنى عنها ربما اعتدت في القطاع الخاص على اتخاذ القرار سريعًا، ولكن هنا، تحتاج إلى صبر استراتيجي:

• ادرك أن الإجراءات الرسمية قد تستغرق أسابيع.

• استغل هذا الوقت في إعداد بدائل ومخططات «Plan B».

• لا تنقص من قيمة صبرك؛ فهو دليل على احترافيتك والتزامك بالإجراءات.

• اعمل دائمًا بعين المواطن/المستفيدمهما كان المستفيد داخل الحكومة أو خارجها، تذكّر أن هدفك الأسمى هو خدمة المصلحة العامة.

• عدّل لهجتك: قد تحتاج إلى لغة فنية مع الخبراء، لكن استخدم لغة مبسطة مع من ليس من المجال.

• اقترح الحلّول العملية: الأشخاص يفضلون من يُنهي مشكلتهم، وليس من يسرد عليهم الإجراءات فقط.

استعد لخوض هذه الرحلة، وذكّر نفسك دائمًا: لا جهد ضائع عندما تعمل كضابط اتصال كفوٍّ يضع مصالح الجميع نصب عينيه.